Ofis taşımasının başarısı, pazartesi sabahı herkesin nerede oturacağını, bilgisayarının çalıştığını ve dosyalarının yerinde olduğunu bilmesidir. Yenişehir ofis taşımada masaları, dosyaları ve elektronik ekipmanı numaralı bir planla taşıyor, iş kaybını en aza indiriyoruz.
Küçük bir muhasebe bürosu, bir avukatlık ofisi, bir sigorta acentesi ya da birkaç katlı bir şirket ofisi... Hepsinde ortak sorun aynıdır: Taşıma yapılırken iş durur. Bu sayfada ofis taşımasını dört hafta öncesinden taşıma gününe kadar adım adım nasıl planladığımızı, bilgisayar ve dosyaların nasıl korunduğunu ve yeni ofiste ilk gün sorunsuz başlamak için nelere dikkat edilmesi gerektiğini anlatıyoruz.
Dört haftalık ofis taşıma takvimi
| Zaman | Yapılacaklar |
|---|---|
| 4 hafta önce | Taşınma tarihini belirleyin, keşif için bizimle görüşün, yeni ofisin kat planını alın. |
| 3 hafta önce | İnternet ve telefon hattının yeni adrese taşınması için başvurun; yerleşim planını (kim nerede oturacak) hazırlayın. |
| 2 hafta önce | Çalışanlara taşınma tarihini ve kişisel eşya paketleme talimatını duyurun; gereksiz mobilya ve eski evrakı ayıklayın. |
| 1 hafta önce | Bina yönetimleriyle asansör ve otopark saatlerini kesinleştirin; arşiv kolilerinin paketlenmesine başlayın. |
| 1 gün önce | Bilgisayarların yedeğini alın, cihazları kapatın, kabloları etiketleyin; masalar boşaltılsın. |
| Taşıma günü | Yükleme, taşıma, mobilya kurulumu ve yerleşim planına göre teslim. |
| İlk iş günü | Bağlantıları kontrol edin, eksik ya da yanlış yere konan eşyayı bize bildirin. |
Hazırlık
Taşınacak çalışma alanlarını ve bölümleri belirleyerek başlarız. Masalar, dolaplar, dosya kutuları ve elektronik ekipman için renk veya numara kodlu etiketler kullanırız. Varış ofisinde her etiketin hangi noktaya gideceği önceden hazırlanmış olur. Örneğin muhasebe bölümüne mavi, satış bölümüne yeşil etiket verilir; her masa ve o masaya ait koliler aynı numarayı taşır. Yeni ofiste de masanın konacağı yere aynı numara yapıştırılır.
Bilgisayar, yazıcı ve kablolar
Ofis taşımasında en çok endişe duyulan ekipman bilgisayarlardır. Bunun için şu yolu izliyoruz:
- Yedek: Taşımadan önce verilerin yedeğini almanızı mutlaka öneririz; ambalaj ne kadar iyi olursa olsun veri güvencesi sizin elinizdedir.
- Kablolar: Her bilgisayarın kabloları toplanıp bir poşete konur ve poşet bilgisayarla aynı numarayla etiketlenir.
- Ambalaj: Monitörler ve kasalar darbeye karşı ayrı ayrı sarılır, araçta dik ve sabit taşınır.
- Yazıcı ve fotokopi makineleri: Toner ve kâğıt çıkarılır; büyük cihazlar için servisinizin taşıma önerisi varsa uygulanır.
- Sunucu ve ağ cihazları: Sökme ve yeniden kurma işini bilgi işlem sorumlunuzun yapmasını öneririz; biz bu cihazları ayrı ve özenle taşırız.
Dosyalar ve arşiv
Dosya ve arşiv kutuları sıkı paketlenir; aktif kullanılan dosyalar, raf düzenine göre numaralı kolilere konur ve yeni ofiste aynı sırayla rafa dizilir. Gizli belgeler için kolilerin ofis personeli tarafından kapatılmasını, üzerine içerik değil yalnızca numara yazılmasını öneririz. Yıllardır açılmayan eski arşivi yeni ofise taşımak yerine depoda tutmak, yeni ofiste yer açar.
Taşıma günü
Büyük mobilyalar gerekirse sökülür ve yeni yerinde yeniden kurulur. Ekip, iş sahibiyle sürekli iletişim halinde ilerler. Taşıma günü ofiste bizimle birlikte olacak bir sorumlu kişi, "bu nereye gidecek?" sorularını anında çözer ve işi hızlandırır. Ofis üst katlardaysa ve bina asansörü büyük dolapları almıyorsa dış cephe asansörü planlanır.
Hafta sonu ve mesai dışı seçenekler
İş kaybını azaltmak için taşımayı cuma akşamı başlatıp hafta sonunda tamamlamak sık tercih edilen bir plandır. Programınıza göre esnek çalışma saatleri konuşulabilir. Küçük ofislerde taşıma çoğu zaman tek bir cumartesi gününe sığar; pazartesi sabahı ofis çalışmaya hazır olur.
Yeni ofiste ilk gün
İlk iş gününün sabahında internet, telefon ve yazıcı bağlantılarını kontrol edin. Masaların ve kolilerin yerleşim planına uygun konduğunu gözden geçirin; yanlış bir yere bırakılan eşya varsa bize bildirin. Müşterilerinize, kargo firmalarına ve tedarikçilerinize yeni adresinizi duyurmayı, kartvizit ve fatura bilgilerinizi güncellemeyi unutmayın. Birden fazla birimi ya da mağaza, atölye gibi farklı işletmeleri taşıyorsanız kurumsal nakliyat sayfamızda daha kapsamlı planlama bilgisi var.
Ofis mobilyalarının sökümü ve kurulumu
Ofis mobilyaları ev mobilyalarından farklıdır: Toplantı masaları büyük ve ağırdır, dosya dolapları kilitli ve doludur, bazı ofislerde bölme panelleri ve modüler çalışma istasyonları bulunur. Bu yüzden söküm ve kurulum, ofis taşımasının en çok zaman alan kısmıdır.
- Dosya dolapları: İçleri boşaltılmadan taşınmaz; hem ağırlık hem de kilit mekanizmasının zarar görmemesi için dosyalar kolilere alınır.
- Toplantı masaları: Tabla ve ayaklar ayrılarak taşınır; cam tablalar dik ve ayrı korunur.
- Bölme panelleri ve çalışma istasyonları: Sökülmeden önce fotoğraflanır ve parçalar numaralanır; yeni ofiste aynı düzenle kurulur.
- Ofis koltukları: Tekerlekli koltuklar naylonla sarılır, üst üste konmadan taşınır.
Yeni ofise taşınırken eski mobilyaların bir kısmını bırakıp yenilerini alacaksanız, yeni mobilyaların teslim tarihini taşıma gününden sonraya ayarlamanız iki ekibin birbirinin yolunu kesmesini önler.
Ofis taşımasından önce
- Çalışanlara taşınma tarihini ve masa yerleşimini önceden duyurun.
- Bilgisayarların yedeğini alın; kişisel evrakı çalışanların kendisinin paketlemesini isteyin.
- İnternet ve telefon hattının yeni adreste hazır olmasını sağlayın.
- Çıkış ve varış adreslerinde bina yönetimiyle asansör saatlerini ayarlayın.
- Kat planı ve yerleşim listesini ekibe iletin.
- Taşıma günü ofiste bulunacak bir sorumlu kişi belirleyin.
Sık sorulanlar
Küçük ofisi de taşıyor musunuz?
Evet, birkaç kişilik ofislerden çok katlı işyerlerine kadar ölçeğe göre plan yaparız. Küçük ofislerde taşıma çoğu zaman tek bir cumartesi gününe sığar.
Bilgisayarlar zarar görür mü?
Cihazlar ayrı ambalajlanır, kablolar etiketlenir ve araçta dik taşınır. Yine de taşımadan önce veri yedeği almanızı öneririz.
Ofis taşımasına ne kadar önce hazırlanmalıyım?
Dört hafta önceden başlamak en rahat yoldur: Tarih ve keşif, internet hattı başvurusu, yerleşim planı, çalışan duyurusu ve arşiv paketlemesi bu sürede sırayla yapılır.
Masalar ve dosyalar yeni ofiste karışmaz mı?
Her bölüme renk, her masaya numara veriyoruz; aynı numara yeni ofiste masanın konacağı yere de yapıştırılır. Böylece her eşya doğru yere gider.
Sunucu ve ağ cihazlarını siz mi kuruyorsunuz?
Sunucu ve ağ cihazlarının sökülüp yeniden kurulmasını bilgi işlem sorumlunuzun yapmasını öneririz. Biz bu cihazları ayrı ve özenle paketleyip taşırız.